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第十一章会议总结和评估学习目的（第4页）

（3）开放型的问卷要求回答者写出答案，这可能需要时间，有些回答者可能不愿意投入太多的时间，或者表达上有困难，这时可以结合两种问卷一起使用。

（4）不同的会议要突出不同的评估重点，通常要根据会议的类型、内容、规模等方面来考虑评估的重点。

2.采访评估

评估的另一种方式是使用采访的手段，既可以是在决定时间提出正式的问题，也可以采用开放型的采访，使用比较宽泛的问题。

这种采访需要经验丰富的采访者，而且需要大量的时间，不过可以得到一些与问卷不同的数据。

有些与会者喜欢采访的方式，这样可以充分表达自己的观点。

但没有必要采访所有的与会者，而且使用一些技巧就可以得到足够的样本。

值得注意的是，对于小型会议可以采用问卷或从所有的回答者那里收集数据的方法，但对大型会议的评估来说，要采访或者要求所有的与会者做出评估，是不大可能的事，所以在这种情况下要运用一些取样的技巧。

大型会议可以用问卷来收集数据，但在分析结果中应该显示出回收的问卷与全体评估人群之间的比例。

五、会议评估的程序会议评估的程序是将评估方法的步骤分解，是“怎么评？”

的具体细化。

具体步骤如下：

1.确立评估目标

会议评估的主要目标是了解会议举办的效果和效益。

在进行会议评估时应该根据会议举办的目的确立评估的具体目标和主要内容，并依据评估目标的主次，排列优先评估内容或重点评估的次序。

并不是每个会议都需要对12—1中所列的评估项目进行评估的。

2.选择规范的评估标准

评估时应该根据会议举办目的确定会议评估标准的主次并使其规范化。

评估标准的规范化是指评估标准必须明确、客观、具体、协调和统一，也就是明确评估标准的主次、重心，客观地制定切合实际的评估标准，量化评估标准，使之具体化、可操作性强。

评估标准之间必须协调并能长期统一，使评估结果更为准确。

3.策划评估方案

任何形式的评估都需要一定的预算，所以在制订方案的同时，要考虑到评估所需的预算的大致范围，以便权衡方案所能带来的机会和局限。

有些小型会议，可能没有必要采取大规模的消耗资金的评估方案；有些分配给会议评估的预算可能比较少，因为评估结果到会议结束之后才能得出，而评估对会议本身不会产生任何影响，所以承办者有时可能不愿把足够的资金投放在上面。

所以要根据具体的会议采取具体的评估方案。

制定评估方案应包括以下内容：

（1）根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项必要措施。

（2）设计制作各种测评问卷及情况统计表，如参展商问卷调查表、观众问卷表和展览会举办情况统计表等。

（3）小范围预测，修改测评问卷。

（4）对测评人员进行培训，考虑测评中的困难及问题，制定防范措施。

4.实施评估

进行评估的时间将影响到反馈的情况。

对于评估时间的选择要视不同情况而定。

如果评估的目的是看与会者是否从会议中有所收获，那么评估就要等与会者有足够的时间将从会议中得到的收获应用于实践之后才能进行，这就要求做些会议的后继跟踪服务工作。

如果评估的目的是想知道与会者是否在会议中得到了乐趣，就应该在会议结束后立即要求他们提供反馈信息。

对于公司主办的会议，参与会议评估可能是命令性的，但对于协会组织主办的会议和公众大会来说，必须采取一些激励措施来吸引他们参与评估。

各场会议的介绍者或会场管理者可以经常提醒与会者填写评估表格；或者可以在与会者交还表格的时候得到抽奖彩票，会议结束的时候将举行抽奖；还可以在与会者参与评估后赠送一份小礼品。

对于小型会议，可以安排一名或几名会场管理者或职员在会场的各个出口在与会者退场时收集评估表格。

另一方法是在会场或大厅中设立回收箱。

一般而言，评估表格可以包括在与会者材料包中，在各个会场现时发放，或者在与会者注册时发放。