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第四章会展场馆和设施设备管理学习目的（第10页）

例如，客房通常很宽大并且配有工作间和书房；餐厅常常提供灵活性很大的自助餐等等。

二、会议中心规划管理同展览中心一样，会议中心也要注意合理规划，一般要注意以下内容。

1.选址和建设

会议中心一般应该规划在交通便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、客运站等地方。

度假式会议中心强调会议场地周围有优美的环境。

如果是独立的会议中心，要考虑周边有无配套的饭店来提供足够的餐饮、住宿等服务。

会议中心建设中要引入环保概念，尽量减少人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。

这就要求会议中心的建设规划中要对绿化指标、日常耗能指标等都要加以考虑，并尽量使用无污染的建筑材料，设置高效率的电器设备，建立完善的废弃物处理系统。

2.内部规划

在会议中心内，一般应划分出独立的会议区域，把会议区和餐饮等其他区域分开。

尽量使会议室避开繁忙吵闹的地方，以便把干扰降到最低点，确保会议的效果。

商务中心和会间休息区要靠近会议室，提供方便的服务。

关于餐饮、客房以及其他服务区域的场地规划可以参见一般饭店的场地规划，本书在此仅详细叙述会议区域的场地规划和管理。

要使得会议空间得到充分的利用，为会议团体提供舒适的环境，会议中心必须适当地规划会议室的空间。

主要考虑的内容如下：

（1）会议室面积

会议室一般要大小规模俱全，大到可以容纳几千人的会议厅，小到可供几个人使用的贵宾洽谈室，以容纳不同规模的会议团体。

对于某个特定的会议活动，确定合适的会议室面积时要考虑的因素有：预期出席人数、布局、所需视听设备数量和种类、放置衣架及资料的空间等等。

另外，会议中心应该设有一些可以使用气墙或折叠隔离门进行拆分的会议室，这类会议室具有很大的灵活性，比较适用于有分组活动的培训类会议。

会议中心向外界提供的促销材料中应该附有清晰的会议室平面图，并保证数据的准确性。

比例图上应该标明会议室的尺寸、天花板高度、各种最常用布局下的客容量，还有门、窗、柱子、电梯、电源插口和阻碍物等细节。

因为诸多因素的影响，会议室的实际可用面积比较难于测算。

为了解决这一问题，专业会议管理协会（PCMA）开发出一种方案，通过复杂的激光设备对会议室的规格和容量进行实地测量，然后用计算机软件绘制出十分精确的会议平面图，以此确定布置空间的大小。

会场方可以先用该图纸自行进行演示。

会议室空间一旦经过认证，会场方就获准在促销材料上使用该图纸，并且可以使用PCMA的印章。

（2）座位和布局

会议室应具有不同的空间布局形式，如礼堂式、剧院式、教学式，以适合不同种类和规模的会议活动。

会议室的布局与座位的摆放类型应当一致。

有时，会议室的使用率很高，同一个会议室常常在一天内有好几个会议，而且间隔很短。

这就要求在会议室布置时要考虑到下一个会议的形式，确定布局是否一致，是否有足够的时间来调整。

最好能设法把相类似的会议排在一起，使所需要的人力和设备调整时间减到最少。

（3）会议室家具

1桌椅。

桌椅的设置特别要符合人类工程学的原理，会议有时会持续很长时间，与会者需要一直集中注意力，因此桌椅要使与会者感到舒适是最重要的。

桌子一般的标准高度是60厘米，宽度最好能够随意组合，布置时以座位间隔令人舒适为原则。

椅子有扶手椅、折叠椅等各种种类，要根据会议需要的情况来选择合适的高度和样式。

2平台。

平台使用在不同的场合，特别是为宴会和讲话者升高主席台的位置，其长度可以任意组合，搭建时要注意仔细核查安全规定。

3讲台。

一般有桌式或地面式讲台。