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第四章会展场馆和设施设备管理学习目的（第11页）

平时要在讲台上准备好照明固定装置和足够长的电线，保证能够接到电源插口。

要确保在顶灯关闭的时候讲台照明的电源不会被同时切断。

一般来说，永久性主席台允许安置供演讲者直接操纵灯光和视听设备的控制器。

而便携式讲台多适用于临时性布置，它只要配有音响系统并能够连接普通电源插口就可以了。

总的来说，选择会议室家具时要考虑家具的牢固性和耐用性，选择便于操作、便于储藏的家具，不使用时应当摞在一起，防止脆弱的部分暴露出来。

还有，为了避免过多的搬运和储藏，最好是购置多用途的会议室家具，比如可拆卸互换大小不同底盘的桌子，有双重高度的折叠台等。

（4）会议室照明

会议室照明对于会议的效果和气氛有着很大的影响，大部分新型的会议室都有完善的灯光设备。

会议室基本照明设备有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会用舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人。

室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关键更适合会议活动的需要。

当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。

也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。

照明方面的技术细节应由专业人员负责。

会议中心的服务人员也应对灯光设备的使用有足够的使用知识，在每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

（5）会议室空气状况

与会者集中在会议室的封闭空间内，会议室的空气状况大大影响着人们的健康和心理感受，因此，要时刻保证室内通风良好，空气质量良好。

一般要求会议室净高不低于4米，小型的不低于3.5米；室内气温一般夏季为24—26度，冬季是16—22度；室内相对湿度夏季不高于60%，冬季不低于35%；室内气流应保持在0.1—0.5米秒，冬季不大于0.3米秒。

（6）其他细节

会议室的高度会制约投影屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑到吊灯、装饰物等；会议室墙壁的隔音效果要好；在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯；柱子严重影响座位数量与视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。

3.场地管理要注意的问题

会议中心与展览中心一样需要完善的场地环境管理，尤其是接待国际会议比较多的会议中心，对会议环境的要求很高。

会议区域的清洁工作是整个会议中心场地管理的重要组成部分，其具体工作和其他功能区域并无很大的区别。

要注意的是，进行会议室清洁时会涉及各种设备，有些是比较精密的设备，因此动作要格外仔细。

椅子和桌子等虽然价值不大，但最容易损坏，在布置和收尾时不要只图快而不加小心。

当一个会议结束时，应该立即进行收尾工作，清理会议室。

因为经常会有潜在客户走过会议区域，不整洁的会议室会给其留下不好的印象。

另外，要搞好场地管理，会议中心还需要了解许多有关会议组织方决策流程的详细情况。

比如，如果接待的是多天的会议，应该尽量安排在同一会场以减少会场方的劳动量，为客人提供具有连贯性的服务。

还有，通常会议主办方会要求把会议室以及全部会议设施都预留给他们，至少要留到其活动日程基本排定的时候，但从会议中心方面来说，会议室闲置的状态显然要影响他们的效益。

所以，会场方面要与组织者加强沟通，要督促其对活动的要求提出切实可行的计划。

三、会议中心的常用视听设备如今，各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么设备以及所需设备的特点，而对视听系统了解不深的会议组织者有可能需要会议中心的服务人员提供帮助，所以每一个会议的服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。

会议室所需的视听设备的种类大致有：

1.音响设备

音响设备是大多数会议室都必须配备的。

会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议的成功是至关重要的。

音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，要使所有与会者能够听得清楚。

麦克风是最普遍的音响设备，一般有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等种类，适合不同的需要。

在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除从其他方向和麦克风后面来的背景噪音。

可以使用表面多孔的挡风，以降低出现吹气声和砰砰声等杂音的可能性。

使用无线麦克风最易受到信号干扰，所以应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临近的扩音器传出。