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团队的内部管理要畅通（第2页）

在这样的场所与人聊聊天，相互介绍一下各自的情况，都可以获得很多信息，甚至是很有价值的信息。

这样的聊天好像很随意、很随机，但不要轻视。

信息沟通要做到经常性、公开性，不论选择哪种方式，这个工作都是十分重要的，对你的团队来说会起到鼓舞士气增强凝聚力的作用，这样做会加快工作步伐，提高工作效率。

我们正处于信息大爆炸的时代，对信息做筛查是非常重要的，一个有效的信息一般要具备三个条件，即简洁、完整和结构。

无论是我们接受还是发出，具备了这三项条件，才称之为好的信息，才能被人理解。

有效的信息和有效的情况具有相同的特征，我们接触的每一个信息，电子邮件、声音邮件或备忘录，乃至手写的便条，其实都是一份微缩的情况说明书，通过它们向受众说明情况，让受众了解情况。

因此，它必须是简洁的，观点要明确；它还需要完整，就是包含了要告知受众的所有观点；同时它还需要结构完整，就是通过一定的方式将这些观点清楚地告知受众。

（1）简洁

在工作和生活中我们可能会遇到这样的情形，书写一段说明文字时，我们可能会字斟句酌，力求简明扼要，恰到好处，可是一旦变成口头表述，也许就啰唆起来，会罗列很多现象，浪费很多无用的词汇。

针对这种现象，我们在传递声音邮件时就要有所警惕了。

每当张口讲话前，一定要在内心将要传递的信息做必要的筛检，将它们浓缩成简明扼要的几点，这样才能方便对方接受。

必要的话可以先把要讲的话写在纸上。

在麦肯锡公司，一些顾问会把要传递的信息书写成文本，当然，这样也许有点过于讲究，我们只要将内容压缩成几点就可以了。

（2）完整

前面讲了简洁，但要注意简洁只是形式上的压缩，而不能因此影响到内容的完整性。

一个有效的信息，必须是内容完整充实的，这是我们信息的核心。

比如你向上司汇报工作，你不能只是讲我正在干某件事，还要告诉上司事情的前因后果，还有你处理的情况，你的观点和方法。

如果这样的内容在你脑海中还未形成，那就不要打扰上司，不要用无用的话耽误上司的时间，当然，那也是耽误自己的时间，直到一切整理完整再去汇报。

（3）结构

信息的传递不是随意就能完美实现的，要想让对方容易理解，你就要对信息做一番整理，除了内容上，在结构上也要有所讲究，即先说什么后说什么。

讲究结构的信息，会让对方容易理解和接受。

当然，完美一方面要注意信息的结构，也要注意不要太教条，要做到恰到好处才是。

麦肯锡顾问就有过这方面的例子，纽约办事处的一位项目经理在列自己的购物清单时都是按照麦肯锡公司的格式做的，还有一位在夫人的留言机上留下感情信息，也是按照麦肯锡的结构做的。

这些是比较极端的例子，我们当然不能像他们那样，但有效信息的三个要素却是要记牢的。