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团体的工作要顺利开展,需要良好的内部沟通机制,这包含了自上而下信息的通畅,也包含了自下而上的信息通畅。
信息的沟通主要以声音邮件、电子邮件、各种备忘录以及各种会议等实现。
在这一点上,麦肯锡公司所采取的方法与任何现代组织并无差异,但以麦肯锡多年的工作经验,我们还是能从中发现不少使内部沟通的独特的方法,这对我们还是有所裨益的。
信息很重要,但更重要的是让信息流动起来。
在这里顺便提一下“蘑菇法”
,说的是把蘑菇施好肥,让它们处于暗中,观察一下它们会长成什么样子。
许多人可能没注意到蘑菇法是可以双向运用的,这就是说它同样影响到领导,也就是把领导置于黑暗中,让他蒙在鼓里。
不论从哪个角度讲,“蘑菇法”
的结果只会使效率降低,而团队的成功,取决于信息的流动。
要保证团队成员了解项目的大致框架,尤其在大项目实施期间更要注意,这是保证信息畅通的重要环节。
让大家了解自己工作的目标是什么,了解自己工作的价值所在,这样工作起来才会心明眼亮目标明确,如果对此大家都蒙在鼓里,工作的目标不明确,也不了解工作的价值所在,这样势必会影响到士气,低落的士气是会影响工作的进度和质量的。
而在信息畅通的前提下,人们会焕发出精气神,这种精气神会直接使项目受益。
因为一般成员比领导更接近事情本身,因此对于一般成员来讲,信息通畅的意义就更大了。
信息畅通还表现在我们既要了解领导的意图,也要让领导了解团队工作的进展,这对领导层及时掌握情况,及时解决工作中的问题,使计划能够按期完成,都有意义。
内部信息的交流主要以消息和会议的形式实现,我们首先来关注一下会议的形式。
会议为信息交流提供了一个平台,它可以让团队全体成员在一起分享信息,加强了队员之间的沟通和联系,使每个人都能认识到自己是团队中的一员,是团体的组成部分。
麦肯锡前项目经理苏扎乐·托司尼现在是FreddieMao公司的高级管理人员,他就认为,一个会议能否成功,关键在于能否确保团体的每个成员都能出席。
要做到这一点,就要使会议的日程成为每个人日程安排的重要一项。
会议的举行要有议题,如果没有什么议题,则提前通知取消会议。
会议确定召开后,接下来就要确定议程和领导,这也是会议成功的关键因素。
议程数量不在多,要保证质量,使参会人员能集中掌握重要议题、事项以及问题发展的最新动态。
某些不太急的事情不妨暂缓讨论,或观察一段时间再定。
作为领导,在掌控会议议程时,要尽可能做到议题精炼,必要的会议一定要开,有必要时可能还要多开几次会,但无关紧要的会议则坚决不开。
信息的沟通方式很多,有些地方你也许并不在意,却也是沟通信息的独特方式,比如在去餐厅的路上,在写字楼的走廊里,在客户单位,只要是一切与人接触的地方,都是获取信息的场所。
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