笔趣书屋

手机浏览器扫描二维码访问

第八章会展危机管理学习目的（第6页）

通常这些规章制定的原则是展馆自身的特殊情况和标准参照相结合，标准展位与特装展位区别对待，并且必须标明违章处理规定的方式与方法。

（1）消防安全规定

展会开幕前后展区内人员密集，展品众多，展会的消防安全十分重要。

办展机构一般都要求各参展商用的搭建材料符合消防要求，必须是耐火材料；明火、液压罐、便携式加热设备、液化石油气等，或者被严令禁止，或者要经过消防局或者合格的设施代表的检测、批准；展位之间的通道必须保持一定的宽度，一般展会中禁止吸烟；特装展位的搭建必须考虑消防安全的需要，在展会开幕和布展之前，展会的消防安全计划以及特装展位的搭装计划还必须送交有关政府部门审批；场馆方的消防通道和消防设备要清晰标出、随时可见，不能封堵这类消防设施。

另外，观展者在场时，不准将消防通道封锁；在有的地方，还有具体的安全标准。

（2）建筑物搭建和运输规定

在大多数会展规章制度中，搭建标准是必不可少的考量标准，尤其对于特装展位。

展会的展位承建既是一项专业性很强的工作也是一项关系到展会形象和声誉的重要工作。

如今，除了一些大的参展商会自己设计和搭建展位外，许多展会的组织者和办展机构都不再承担展会展位的承建工作，都把这项工作交给专门从事展位搭建的承建商，由他们来负责展位的具体承建，自己则致力于搞好展会的招展招商和组织管理工作。

一般来说，选择展会承建商应从以下几个方面对其进行考察：技术是否全面；经验是否丰富；是否熟悉展览场地和设施；是否能提供展台维护保养服务等等。

要参照国际会展管理协会（IAEM）的《展示规章指导方针》制定展台搭建标准。

一般来讲，那些两层的、有阶梯的或者有额外高度等特征的展台，必须有搭建计划，而且这个计划必须通过注册专业工程师和所在展馆的工程技术人员的认可。

参展方必须遵守上述标准，以及当地的条例和此次会展的具体情况所决定的相关规章制度。

通常，应当在标准的最后加上一点说明，此标准的解释权归会展管理方。

（3）贵重物品安全管理规定

有贵重物品参展时，必须采取一些预防措施，首先在展台展柜设计时要融入保安意识：存放珠宝的陈列箱需装有安全防盗、防弹玻璃，并配以特制的保险锁，通常保险公司会提出一些具体的建议和要求。

其次，对每一件展品都要做好标记并进行登记，通常警方能就如何做好标记提出一些建议，如雕刻记号或利用紫外线才能显示的记号等。

至于利用警报器保护展品，可以选择有控制机关的链锁或警报线一直连接到展台内部，专业的安全产品公司会推荐一些有效的装置。

若是极高风险的展品或贵重物品，则需要雇用保安人员值夜守卫，但要提前与展览组织者商定并与展厅保安部门取得联系。

在展位搭建和拆除过程中，贵重展品可以放在安全性较强的储存室和保险柜中。

根据物品的重要程度还可以选用防盗相机和白天雇佣保安人员的方法，以确保物品安全。

（4）公共区域安全规定

出入口区域：展厅出入口不能有障碍物，并且要足够开阔，使其能作为紧急出入口。

紧急出口在观展期间一定不能关闭。

不要将消防设施和应急设备隐藏或加以遮挡。

灭火器、盛放灭火水龙带的橱柜、报警信号箱、消防用水管，不能以任何方式隐藏或遮挡。

最初的展厅楼层规划应当清楚地说明上述所有设施的具体位置。

交通区域：展厅中的走廊和人行道至少要有8英尺宽，如果是公众会展，这个宽度要增大到10英尺。

建筑物安保官员和员工，应当监控所有人流拥挤而出口狭窄的出入口。

此外，合同中对在会展中发生的偷窃、损坏、遗失和破坏等情况，公司是负有限责任还是不负任何责任，都要清楚地加以说明；有了各种各样的安保措施，还应说明是否将提供24小时安全服务和提供展后保管服务；为了避免被参展方误解以及随后的纠纷和可能发生的诉讼，合同中应以某种形式约定包括不承担责任的条款，亦即注明作为会展管理方，有保留修正和解释合同中的条款、条件和限制的权利，因为这有利于保障会展的成功和推进主办方的意图。

3.成立管理组织机构

首先，确定危机管理小组的成员构成：总责任人可以是场馆方人员、主办方人员或者是外部聘请的专家，关键是善于处理危机情形的人。

小组成员不必太多，两到三个即可，当情况发生时可以把内部员工纳入安全管理的体系中来，这样可以节约成本，减少人员闲置带来的浪费。

其次，确定总责任人和每个员工的责任。

再次，对会展管理小组中的所有成员进行培训，使他们掌握如何在危机情形中做出反应，包括如何运用双向无线电通讯设备等。

在会展开幕之前，进行一次演习，保证在会展中工作的任何人（会展设施方工作人员也包括在内）都提高警惕，都接受过危机管理的培训，并且都参与到演习中来。

情况发生后，管理组织可以迅速扩展成具有如下职能的结构。

4.购买保险

由于会展活动中危机的存在，除了尽量避免之外，规避风险的有效措施之一就是购买保险。