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举办大型或正式宴会时，通常在宴会厅门口放置一张桌次示意图或座位示意图。

举办大型或正式宴会时，应该使用座位卡，用手写写上出席者的全名。

举办小型的非正式宴会时，也可以使用座位卡，卡上只需写上出席者的教名即可。

宴会使用圆桌时，应在男主人和女主人的座位前分别放置主人卡，以便服务员识别。

在客人入席之前，将主人卡撤掉。

三、宴会的程序

1、主人和少数其他主要官员在门口迎宾线（位于客人进门存衣以后进入休息厅之前）排列成行，迎接客人。

2、客人握手后，由工作人员引进休息厅并由有相应身份的人照料客人，招待员送饮料。

3、主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。

如其他客人尚未到齐，由迎宾线上其他官员代表主人在门口迎接。

4、宾主双方在会客室稍事叙谈。

如休息厅较少或宴会规模大，可请主桌以外的客人先进宴会厅。

期间，视情分发桌次卡片，将宴会桌次通知每一个出席者。

5、主人陪同主宾进入宴会厅，全体出席人员按指定席位入座，宴会开始。

6、招待员顺次上菜：

中餐上菜顺序：冷盘（事先摆好）——酒——饮料——热菜（一般四道）——汤——甜食——水果

西餐上菜顺序：汤——主菜——色拉（可与主菜一起上）——布丁（法国先上奶酪）——奶酪——水果、甜食

7、宴会主人致祝酒词，一般可安排在上每一道热菜之后，也可以安排在一入席就致祝酒词。

祝酒后，视情赠送礼品、纪念品，也可放在宴会结束之前进行。

8、主宾在主人讲话之后致答谢词，并视情回赠礼品、纪念品。

9、吃完水果，主人与主宾起立，宴会结束。

10、主宾告辞，主人应送至门口。

主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。

四、常见宴会桌次布置

宴会可以用圆桌、长桌或方桌，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。

一桌以上的宴会，要摆桌次牌，桌子之间的距离要适当。

五、常见宴会席位安排

正式或大型宴会一般都排席位，也可只排部分客人席位，其他人员只排桌次或自由入座。

1、宴会席位主要是根据出席人员礼宾次序安排的，同时还要综合考虑政治关系、语言使用、宗教信仰和专业等诸因素。

2、同一桌上，席位的高低以离主人的座位远近而定，右高左低。

3、两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以面对主桌的位置为主位。

4、如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人在主宾的左侧。

5、如果本国出席人员中有身份高于主人者，可以由身份高者坐主位，主人坐在其左侧。

6、有女宾时，中国习惯把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，主宾夫人坐女主人右上方。

按照国际一般惯例，不安排夫妇坐在一起，通常是将男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方，

7、主宾带夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可请其他身份相当的妇女作第二主人。